С помощью функции ВПР (в переводе на английский VLOOKUP) пользователи программы Exсel имеют возможность переставлять данные из одной таблицы в другую со схожими параметрами. Эта услуга подойдёт для тех, кому приходится работать с большими списками. Ведь вписывать каждое значение отдельно может занять очень большое количество времени.
Использование ВПР в программе Excel
Для того, чтобы наглядно разобраться как работает функция ВПР в Excel: поможет пошаговая инструкция на конкретном примере.
Допустим, в магазин канцелярских товаров поступил новый привоз, к которому прилагается соответствующая документация. Администратору торгового зала необходимо рассчитать полную стоимость продукции, имея на руках файл Excel, который содержит две таблицы.
Первая – это список предметов, единицы их измерения и количество.
Вторая – содержит тот же список, но в ней ещё есть цена за 1 штуку.
Чтобы подсчитать сколько стоит продукция, следует информацию из второй вставить в первую, и с помощью простого умножения произвести расчёт.
Этапы работы (инструкция):
- Для начала в первую Excel таблицу добавляются два столбца: «Цена за 1 шт.» и «Общая сумма».
- Отметить верхнее поле в новом.
- Выбрать раздел формулы, и нажать «Вставить функцию».
- Из предложенных категорий Excel отметить «Ссылки и массивы».
- Найти ВПР, и нажать «ОК».
- Заполнить открывшееся окно «Аргументы».
– это товары из первой таблицы, которые необходимо будет определить во второй. Их значение выставляется таким образом: X: Y, где Х – это адрес первой ячейки столбика с товарами, а Y – последней. В рассматриваемой это А2 и А5.
– в этом поле будет стоимость из второго листа с данными. Чтобы её проставить следует кликнуть по строке, затем перейти на страницу с суммой, и выделить нужное (А2 – В5).
Важно! Эти показатели фиксируются, чтобы именно по ним производились расчёты программой Эксель.
Фиксирование информации производится путём нажатия горячей клавиши F4, на выделенной строке. Если всё сделано правильно там же появится значок $.
Номер — это строка в которой должна быть информация о том, что будет переноситься из другой таблицы. В рассматриваемом случае – это второй столбец (2).
Интервальный просмотр – логическое значение Excel, где точно это ЛОЖЬ, а приближённо – ИСТИНА. Если пользователю нужны точные, он должен написать «ЛОЖЬ».
В конечном итоге, окно «Аргументы» выглядит так:
- Нажать «ОК».
Нужное значение появится в ячейке. Чтобы опция сработала на все товары, достаточно растянуть её.
Теперь, чтобы сосчитать общую стоимость предмета, достаточно вставить соответствующую формулу в ячейку Е2, и также растянуть её на все продукты. Конец инструкции.
Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»
Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:
Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?
Делается это в несколько шагов:
- Открыть первую со старой информацией.
- Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
- Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
- Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
- Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
- Выбрать ВПР.
- Задать «Аргументы».
Инструкция:
– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).
– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.
Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.
Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.
Заполненное окно выглядит так:
После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.
Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.
Узнайте также:
Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям
Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).
Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.
Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.
Чтобы осуществить поиск следует:
- Создать слева новый столбец с объединёнными данными (название компании и товара).
Делается это просто:
- выделить крайнюю левую ячейку (А1);
- щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
- отметить добавление столбца и нажать «ОК».
- Внести данные в новый столбец. Для этого нужно нажать на пустое поле А2, ввести формулу объединения (=B2&C2) и нажать кнопку Enter. Чтобы продлить список достаточно растянуть ячейку.
- Нажать на любое свободное место и самостоятельно ввести, что нужно найти (ЛасточкаГелевая ручка).
- Выбрать ячейку где будет отображен результат и заполнить Аргументы функции.
Инструкция:
– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8).
– где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).
Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).
Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.
После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.
Как сделать выпадающий список через функцию ВПР
Чтобы сделать выпадающий список из существующего нужно следовать инструкции:
- Выбрать поле, в котором будет сформированы показатели. Например, Е2.
- Зайти в раздел «Данные», и выбрать «Проверка данных».
- Установить тип данных, как список.
- В появившуюся строку «Источник» ввести информацию (выделить с первой до последней ячейки – А2:А5).
Выпадающий список готов.
Теперь с помощью функции ВПР нужно добавить возможность просмотра цены, при выборе товара. Как это работает в Эксель? (Инструкция).
- Создать новое поле с названием «Цена».
- Вставить аргументы.
– ячейка Excel, в которой находится выпадающий список (Е2).
– выделенный фрагмент с предметами и ценами (А2-В5).
Номер столбца – 2 (в нём находятся цены).
Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.
После подтверждения команды можно пользоваться списком и просмотром цены.
Таким образом, с помощью несложных инструкций, каждый может разобраться, как пользоваться ВПР. Смотрим видео.
